В малом бизнесе может наступить момент, когда один сотрудник уже не справляется с объемом работ, при котором ему необходимо заниматься не только продажами, но и следить за исполнением контракта. А это контроль над своевременностью поставок товара и решение проблем его сохранности, организация работы грузчиков и другие работы. Такая нагрузка не дает возможности уделять должного внимания другим направлениям, проводить анализ заказчиков, вести расчеты себестоимости и прочее. Для эффективной работы с тендерами работник тендерного отдела должен заниматься исключительно этим направлением. С тем, чтобы уменьшить затраты времени на поиск тендеров этот процесс следует автоматизировать приобретением доступа к какой либо поисковой программе. Такая программа будет полезна и в бизнесе, состоящем их одного собственника, который сможет уделить больше времени подготовке для участия в тендерах. Если государственные тендеры публикуются на одном сайте, то коммерческие размещены на 150 площадках. Кроме того, некоторые заказчики размещают извещения только на своих корпоративных сайтах. Все их пересмотреть самостоятельно практически невозможно. Поисковые программы автоматизируют этот процесс и облегчают поиск нужных тендеров.
Однако при увеличении объемов, этих мер становится не достаточно и тогда требуется привлечение помощника. В данной ситуации важно рациональное распределение обязанностей и правильная мотивация работника. Собственнику бизнеса предстоит решение общих вопросов, определение стратегических задач и тактических, а помощнику поручается выполнение текущей работы. Не рекомендуется мотивировать помощника процентом с чистой прибыли. Премию лучше выплачивать по количеству поданных заявок, которые не были отклонены заказчиком. Это означает, что помощник хорошо справился с поставленными задачами. В случае если владелец бизнеса выиграл тендер – то это его заслуга. Если же заявка принята, но победы нет, то это признак хорошей работы помощника, но имеются просчеты в себестоимости, допущенные владельцем.